Vous connaissez sans doute Microsoft PowerPoint, un des logiciels mythiques produits par la firme qui continue encore d’exercer son influence de nos jours puisque les jeunes l’ont repris notamment à leur sauce sur TikTok. Toutefois, il est peu probable que vous ayez entendu parler de Microsoft SharePoint, sauf si vous êtes une entreprise qui doit gérer des portails collaboratifs pour pouvoir réaliser au mieux la gestion électronique de documents utilisés par plusieurs utilisateurs différents. Si vous n’avez pas tout compris, restez ici, car nous allons vous en dire un peu plus sur cet outil ainsi que comment s’y prendre pour le maîtriser.
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Microsoft SharePoint n’est pas vraiment un logiciel à part entière puisqu’il n’y a pas qu’un programme qui va se lancer, c’est plutôt un outil qui regroupe une série de logiciels. On classe cette série dans la catégorie “application web” étant donné qu’elle est directement manipulable en ligne à l’aide de n’importe quel navigateur web. Par ailleurs, il existe deux versions différentes qui sont SharePoint Online et SharePoint Server.
Ici, nous allons surtout nous concentrer sur la première puisque c’est celle que vous trouverez dans le portail Microsoft 365 qui est installé dans les systèmes d’exploitation Windows de la plupart des entreprises. Le principal intérêt de SharePoint Online est qu’il vous permettra d’échanger facilement autour de projets, mais aussi de créer des sites d’équipe dynamiques en toute simplicité.
C’est notamment très pratique si vous faites du télétravail, car tout est gérable à distance grâce au cloud. Il est ainsi très simple de partager des documents de manière sécurisée ou encore de créer un forum de discussion interne afin d’échanger des idées sur un projet et de faire des comptes-rendus. On peut aussi noter que tout est synchronisé en temps réel, un peu comme les solutions fournies par Google comme Google Docs. Voilà pour la théorie, voyons maintenant comment se former au mieux pour maîtriser Microsoft SharePoint Online.
Nous allons ici détailler les trois principales méthodes pour parvenir à maîtriser Microsoft SharePoint en détaillant les avantages, mais aussi les inconvénients de chacune de ces méthodes.
Première méthode : Se rendre directement sur le site de Microsoft
C’est probablement la méthode à laquelle on pense en dernier parce que jusqu’à maintenant, les documentations d’aide fournies par les éditeurs afin maîtriser leurs outils étaient réalisées en anglais. De plus, elles n’étaient pas vraiment accessibles puisqu’elles n’étaient pas proposées sous forme de leçons. On y décrivait ainsi en détail la plupart des fonctionnalités sans que l’ordre soit vraiment logique (c’est-à-dire du plus simple au plus complexe par exemple).
Toutefois, cela a bien changé et Microsoft propose désormais ses propres formations. On ne va pas se mentir toutefois : bien qu’il y ait eu des améliorations, l’interface reste très austère avec des listes à n’en plus finir. De plus, il s’agit cette fois-ci d’une traduction depuis l’anglais, ce qui n’est pas toujours optimal. Cela convient donc aux développeurs expérimentés, mais pas aux néophytes désirant découvrir Microsoft SharePoint.
- Avantages : gratuit, en français (même si traduit depuis l’anglais).
- Inconvénients : peu accessible (car interface austère), peu engageant (beaucoup de textes et peu de vidéos).
Seconde méthode : suivre une formation via un organisme de formations
Ici, tout dépendra grandement de l’organisme que vous allez choisir et pour les besoins de l’article, nous avons choisi de vous décrire la formation proposée par https://www.learnperfect.fr/. Celle-ci vous invite ainsi à choisir entre plusieurs programmes et vous pourrez opter pour celui nommé “Initiation” dans le cas où vous débutez. Vous y apprendrez notamment à prendre en main la bibliothèque des documents ou encore à naviguer dans un site SharePoint.
Autrement, on peut noter qu’elle peut être suivie dans le cas d’un projet individuel ou en équipe.
- Avantages : convient aux débutants, programme clair et engageant, variété du matériel pédagogique utilisé, formation certifiée et de qualité.
- Inconvénients : payant (mais peut être financée par votre compte CPF par exemple).
Troisième méthode : suivre un tutoriel sur YouTube (ou autre site hébergeant des vidéos)
On conclut cet article par une troisième méthode qui est pour le moins aléatoire. Tout dépend en effet du sérieux de la personne qui va vous proposer la formation et si on trouve parfois de bonnes surprises, il faut aussi reconnaître que c’est assez difficile de suivre une formation uniquement avec la vidéo.
- Avantage : gratuit.
- Inconvénients : matériel pédagogique unique (la vidéo), qualité très aléatoire, car pas de certification.
