Quel que soit le domaine de compétence, la certification peut s’avérer utile à plus d’un titre. En effet, cette homologation rassure les consommateurs sur la fiabilité d’un produit. En entreprise, les certificats attestent du professionnalisme des services fournis par la structure concernée. Apparue depuis quelques années, la dématérialisation des certifications gagne du terrain dans les sociétés et les centres de formation. Découvrez ici, les intérêts de cette pratique.
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La certification dématérialisée : pourquoi est-ce important ?
De façon générale, les documents numériques font partie des habitudes de bon nombre de personnes. Cela s’explique par l’engouement que suscite la transformation digitale un peu partout dans le monde. À ce propos, la dématérialisation de certification consiste à transférer vos certificats, vos accréditations ou vos licences, initialement en version papier, vers des supports digitaux. Autrement dit, ces documents manuscrits deviennent désormais des fichiers informatisés, ayant les mêmes valeurs juridiques. En effet, en France, les articles 1366 et 1367 du Code Civil stipulent que l’écrit électronique a la même force probante que le support papier. Ainsi, en dématérialisant vos certifications, vous adaptez vos processus aux progrès actuels.
Par ailleurs, la dématérialisation de certification a également une portée écologique. En effet, numériser vos diplômes permet de réduire l’impact environnemental, car les supports électroniques sont moins polluants que le papier. À l’instar de ce site, plusieurs plateformes proposent d’authentifier vos certificats en quelques clics. Via une interface intuitive, vous pouvez concevoir vos certifications et valoriser votre savoir-faire à plus grande échelle. Sur le plan sécuritaire, les solutions de dématérialisation proposées sont complètement fiables et préservent la confidentialité de vos fichiers.
Avantages d’un système de certification dématérialisée pour votre centre de formation
Selon certaines estimations, le marché français de la dématérialisation devrait atteindre les 9 milliards d’euros d’ici à 2023. Cette dynamique positive se justifie par les nombreux avantages dont regorge ce mode de fonctionnement. Tout d’abord, les certificats dématérialisés permettent aux centres de formation de gagner en efficacité. En effet, l’automatisation élimine certaines tâches comme l’archivage, la gestion et le partage de documents. Toutes ces opérations peuvent ralentir considérablement le déroulement des processus de formation. Par contre, en passant au numérique, vous pouvez vous concentrer sur le cœur de vos activités. De plis, la digitalisation des certifications offre d’infinies options de personnalisation des diplômes. Il est donc possible de concevoir et de modifier vos parchemins avec plus ou moins de design.
Précisons que le curriculum vitae en format numérique tend à remplacer le document papier. Du point de vue des recruteurs, la dématérialisation de vos certifications peut donc augmenter les chances d’embauche de vos apprenants. En effet, la valeur ajoutée qu’apporte cette signature électronique ne peut que susciter plus d’intérêt auprès des entreprises. Au contraire du manuscrit, le document digital conserve une traçabilité sur la durée. Autrement dit, la dématérialisation permet de retrouver vos certifications, même plusieurs années après. En plus de vous faire gagner du temps dans vos travaux, les certifications dématérialisées optimisent l’espace dont vous disposez. En stockant vos licences en ligne, vous n’avez plus besoin de consacrer un emplacement pour l’archivage de ces documents.
S’il y a une autre raison de passer à la dématérialisation des certifications, c’est bien les économies financières que procure cette pratique. En effet, en capitalisant sur les datas, vous réduisez entre autres les dépenses liées à l’achat des supports manuscrits. Par conséquent, vous pouvez réaliser d’importantes économies sur le budget consacré à vos certifications. Enfin, l’automatisation réduit les erreurs dans la conception de vos certifications, au contraire de l’intervention manuelle où le risque zéro n’existe pas.
Comment mettre en place un système de dématérialisation ?
Il est désormais évident que dématérialiser les certifications contribue à la croissance des entités, quel que soit leur domaine d’expertise. Toutefois, pour être efficace, ce processus doit suivre une certaine méthodologie :
- l’audit interne, cette étape consiste à recenser les besoins de la société, afin de proposer des solutions de dématérialisation sur mesure. Il faut savoir qu’en fonction des objectifs à atteindre, les outils utilisés peuvent sensiblement varier. Ainsi, vous devez déterminer s’il s’agit d’élaboration de bons de factures, de bulletins de paie, de mandats, etc.,
- la numérisation des documents qui sert à convertir les documents papier en format digital, grâce à un scanner, une imprimante ou un logiciel de numérisation,
- l’archivage, comme l’indique son nom, cette opération vise à stocker des données sur un serveur dédié. Avec un logiciel de gestion électronique de documents (GED), vous pouvez gérer vos factures et administrer les accès à votre guise. Les GED permettent également de fluidifier vos flux de travail et facilitent le passage vers la transformation digitale,
- le stockage sur cloud, une fois vos données digitalisées, l’hébergement sur le cloud est utile pour leur offrir un niveau avancé de confidentialité. Avec des clés de cryptage et des mises à jour régulières, le serveur conserve et sécurise vos contenus.
Sur internet, des cabinets-conseils offrent des consultations en gestion électronique de documents. Nous vous suggérons de les contacter pour vous faire assister durant cette transition vers le digital. Toutefois, veillez à demander, avant tout, un devis détaillé et sans engagement des opérations.
Quels sont les défis à relever et comment les surmonter ?
Si la dématérialisation regroupe plusieurs avantages pour les entreprises, il n’en demeure pas moins que ce processus doit faire face à certains défis. En effet, digitaliser les certifications fait automatiquement appel à la sécurité des données. Comme vous le savez, les cyberattaques ébranlent régulièrement les réseaux informatiques. De fait, l’un des principaux enjeux de la dématérialisation des certifications est de mettre en place les bannières nécessaires pour sécuriser au maximum les données des clients. À ce propos, les sauvegardes régulières permettent de conserver vos certifications électroniques et les récupérer dès que vous le souhaitez. Il en est de même pour l’installation de logiciels de protection, qui limite les risques d’intrusion dans les réseaux.
De plus, l’informatisation des certifications doit s’accompagner de la formation des utilisateurs sur ces logiciels. Il s’agit en effet d’un changement dans les habitudes, qui peut prendre plus ou moins de temps, selon le nombre d’employés et la quantité de documents à archiver. À ce propos, des entreprises spécialisées fournissent des prestations de qualité en matière de sensibilisation du personnel. Par ailleurs, quelle que soit la taille de la structure, la dématérialisation requiert la mobilisation d’importantes ressources financières. Pour ce faire, rapprochez-vous par exemple des institutions bancaires, pour connaître les options de prêts dont vous disposez.
