La gestion de projet est une tâche qui nécessite la coordination des ressources humaines, financières, matérielles et techniques. Selon le domaine d’activité d’une entreprise, les projets peuvent faire partie de son quotidien. La multiplication de projets complexifie leur réalisation. Dans ce cas, il est capital de mettre en place un mécanisme de gestion de tout un bloc de projets. À la faveur de l’avancée technologique, depuis quelques années des outils PPM (Project Portfolio Management) sont disponibles. Il s’agit de programmes numériques conçus pour le management de plusieurs projets de façon concomitante au sein des entreprises. Cet article vous en dit plus !
Contents
Ce qu’est un outil PPM
Un outil PPM n’est rien d’autre qu’un logiciel destiné à optimiser le pilotage d’un ensemble de projets simultanément. Il est créé par les spécialistes en vue d’accompagner les gestionnaires de projets dans les différentes étapes du processus. Un outil PPM se distingue d’un outil de gestion de projet et d’un outil de gestion de travail. Ses fonctionnalités combinent, entre autres, celles des deux autres types d’outils. Autrement dit, un outil PPM sert à :
- gérer la mise en œuvre des projets,
- planifier les tâches,
- assurer la coordination entre les projets interdépendants,
- favoriser le travail collaboratif,
- faciliter la gestion des ressources financières des différents projets,
- suivre l’exécution des projets à chaque étape, etc.
Un outil PPM permet de fédérer les efforts des ressources humaines engagées pour les projets inclus dans le portefeuille. De façon générale, cela facilite la collaboration entre les porteurs de projets et les managers chargés de les piloter. Le logiciel réunit aussi les directeurs chargés de la gestion des différentes divisions de l’entreprise (direction des ressources humaines, direction de maîtrise d’œuvre, direction financière…). Déployé dans une entreprise pour la réalisation d’un portefeuille de projets, un outil PPM sert à optimiser les actions des chefs d’équipes.
L’intérêt d’un outil PPM pour votre entreprise
Au vu de ses avantages, l’usage d’un outil PPM semble incontournable pour la gestion de lots de projets. La hantise de tout gestionnaire de projet est de livrer les travaux dans les délais fixés par le contrat. Parfois, le retard est inévitable surtout lorsque le projet est colossal. Pensez à adopter un outil PPM pour gagner du temps lors de l’exécution des projets sur lesquels vous travaillez. Avant tout, cette solution facilite l’organisation des idées qui constitue la phase première de tout projet.
L’outil de management des portefeuilles de projets vous aide à centraliser les différentes idées générées par les porteurs de projets. Avec un tel logiciel, vous éviterez au maximum de perdre aussi bien du temps que des ressources financières. La centralisation des idées permet de classer les projets suivant le degré de priorité. Cette option évite l’éparpillement des différentes ressources consacrées aux projets. Un outil PPM est aussi intéressant pour votre entreprise du point de vue de la planification des projets et du suivi de chaque phase.
Le logiciel vous offre l’opportunité de mettre à jour en temps réel vos données. Vous disposerez en fait d’un tableau de bord, ce qui vous fixera sur l’avancement des travaux. Un outil PPM est susceptible d’apporter à votre entreprise une certaine transparence dans la gestion des ressources disponibles. Quelques clics vous permettront de visualiser l’évolution du budget. Vous saurez ainsi s’il y a mauvaise gestion ou non. Ce logiciel vous offre la possibilité d’améliorer constamment les procédures de gestion du portefeuille de projets.
Le choix d’un outil PPM pour votre entreprise
Les outils PPM sont disponibles en grand nombre. Vous ne devriez pas avoir du mal à en trouver un pour mener à bien vos lots de projets. Veillez tout de même à faire votre choix suivant certains critères clés. Commencez par définir vos besoins. Le meilleur logiciel est avant tout celui qui convient au nombre de projets composant votre portefeuille. Pour une vingtaine de projets, vous pouvez opter pour une solution bureaucratique.
Dans ce cas, une fois implémenté au système d’information de l’entreprise, l’outil fonctionnera comme un logiciel collaboratif. Si le nombre de projets est supérieur à 20 ou si les projets présentent assez de particularités, pensez à un outil PPM aux fonctionnalités avancées. Ce type de logiciel offre généralement des options de personnalisation. Vous pouvez en effet configurer l’outil avec des axes spécifiques de votre organisation.
L’un des critères à considérer pour choisir votre outil PPM, c’est sa correspondance avec les enjeux des projets. Faites notamment attention à la nature des différents projets, au retour sur investissement attendu… Choisissez votre outil PPM en fonction du coût total d’acquisition. Ce dernier prend en compte les frais de mise en place, d’administration, d’orientation vers une autre direction, etc. En confrontant le retour sur investissement au coût total d’acquisition, vous saurez si une solution vous convient ou non.
La mise en œuvre d’un outil PPM
L’implémentation d’un outil PPM dans votre processus de gestion de projet nécessite l’intervention de spécialistes. Ces derniers s’assureront de faire du logiciel une solution pour apporter de la plus-value à votre entreprise. Pensez d’ailleurs à solliciter les experts du domaine pour le choix de l’outil idéal. La mise en œuvre d’un logiciel de management d’un portefeuille de projets devrait s’inscrire un processus global de digitalisation.
La mise en place et le déploiement d’un outil PPM doivent se faire selon la méthode de gouvernance des projets. Avec l’assistance des spécialistes, vous devez notamment identifier les processus auxquels vous souhaitez intégrer le logiciel. Il faut signaler que tous les besoins pourraient ne pas être satisfaits à travers le paramétrage standard. Dans ce cas, il sera question de procéder à une mise en œuvre spécifique de l’outil PPM. Cette option, quoiqu’inévitable selon la situation, pourrait poser des problèmes de maintenance. Le recours aux spécialistes vous permettra d’y remédier au moment venu.
Conseils pour tirer le meilleur parti d’un outil PPM
L’implémentation d’un outil PPM dans votre entreprise serait sans doute une nouveauté pour la plupart de vos collaborateurs. Pour tirer le meilleur parti de cette solution, assurez-vous que tous les futurs utilisateurs la maîtrisent. Pour cela, n’hésitez pas à leur offrir une formation spécifique, si besoin.
Afin de profiter au maximum de l’outil PPM, pensez à le rendre usuel depuis tous types d’écrans. Ainsi, la solution sera plus facilement accessible, même lors des voyages. Les spécialistes sont en mesure de l’optimiser pour l’usage via les appareils mobiles. N’oubliez pas l’intégration de l’outil de management de portefeuille de projets à d’autres applications.
