Dans une entreprise, le cahier des charges ERP est essentiel pour mettre en place un progiciel de gestion intégré (PGI). Il est important parce qu’il recense les attentes de la société par rapport à la future solution PGI. Il fait également le lien entre les besoins métiers et les possibilités offertes par le logiciel ERP. Pour le rédiger, il est donc crucial de tenir compte des particularités de votre entreprise et de prendre certaines précautions.
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Identifiez les exigences clés pour la mise en œuvre du système ERP de votre entreprise
Le cahier des charges ERP est un document contractuel qui comprend plusieurs étapes et doit être rédigé par une personne qualifiée. Puisqu’il inclut aussi d’autres éléments, suivez ce lien pour en savoir plus sur les dispositions à prendre pour sa rédaction. En parallèle, identifiez les exigences clés pour la mise en œuvre du système ERP de votre société. Cela permet de vous assurer que la solution comprend les fonctions nécessaires à votre entreprise et est en adéquation avec vos exigences, du point de vue de l’évolutivité et du prix.
Pour identifier les exigences clés de votre entreprise, faites un bilan de votre situation. Pour cela, consultez vos collègues et tenez compte du point de vue de toutes les personnes qui travailleront avec l’ERP. Pour faciliter la discussion, préparez des questionnaires et planifiez des rencontres de groupes. Classez les réponses obtenues en partant des questions prioritaires jusqu’aux questions secondaires. Assurez-vous également que le professionnel chargé de rédiger le cahier des charges ERP tient compte de tous ces éléments dans son travail.
Décidez d’un modèle approprié pour construire votre système
Sur le marché, il existe des solutions ERP pour toutes les tailles et tous les types d’entreprises. Puisque le cahier des charges ERP est le document permettant de trouver la solution qui correspond à votre société, vous devez choisir le modèle idéal pour construire votre système. Autrement dit, votre cahier des charges ERP doit être adapté à la taille de votre organisation et ses attentes. Cela garantit de choisir le logiciel ERP qui répond aux défis, aux processus métier et aux besoins opérationnels de votre entreprise.
Choisir le modèle de cahier des charges approprié à votre système vous permet également d’avoir une solution ERP facile à adapter à votre société. Cette précaution vous permet aussi de choisir le logiciel correspondant aux compétences de votre personnel. De même, elle vous garantit une adoption réussie de l’outil ou à défaut, une réduction de la résistance au changement. Pour y arriver, dès le début du processus de sélection, impliquez vos collaborateurs et amenez-les à participer activement au projet.
Définissez le processus de test et de validation du système avant sa mise en service
Définir le processus de test et de validation que doit suivre le système avant sa mise en service vous permet de garantir la qualité du logiciel. Cela garantit aussi son intégration avec les autres applications essentielles de votre entreprise. Dans le mécanisme d’adaptation du cahier des charges ERP aux spécificités de votre entreprise, cette disposition vous permet également de définir les critères de qualité que la solution doit respecter. Elle implique de spécifier dans le cahier des charges ERP les tests fonctionnels, d’intégration, de performance, de sécurité et de fiabilité que la solution doit respecter.
