L’e-procurement, ou approvisionnement en ligne, contribue grandement à faciliter les échanges en entreprise dans la mesure où le service d’achat est mis directement en contact avec la plateforme du fournisseur. Ce processus d’échange business to business permet à l’entreprise d’atteindre de haute performance en faisant moins d’effort. Cette méthode de travail apporte de vraies valeurs ajoutées à l’entreprise. Qu’est-ce que l’e-procurement exactement ?
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Comment fonctionne l’e-procurement ?
Ce terme se définit comme étant un système d’approvisionnement électronique. Vous pouvez désormais utiliser l’e-procurement pour gagner du temps et de la productivité en vous concentrant sur d’autres tâches. Ce système de fonctionnement concerne autant les services d’achats que comptables dans les entreprises. Ce processus rend les achats plus simples et facilement accessibles. Il s’agit de la digitalisation des transactions pensée pour alléger la tâche des e-commerçants.
Le mode de fonctionnement du e-procurement comprend diverses tâches. Il s’agit notamment d’accéder au catalogue, de faire votre choix parmi les articles proposés, de passer votre commande, de recevoir la facture et de gérer les appels d’offres.
Le choix du produit
Il est question dans cette étape, pour ceux qui ont le rôle requis, de choisir les produits qui correspondent à celui dont ils ont besoin. En effet, ce choix est effectué parmi ceux disponibles sur le catalogue de la plateforme dans laquelle l’achat va être effectué. C’est en fonction des besoins de l’entreprise que le choix est effectué. Il est possible de profiter des orientations du fournisseur pour avoir accès aux meilleurs articles de sa plateforme.
L’envoi de la commande
Après avoir choisi les produits dont vous avez besoin, vous envoyez une demande d’achat qui est en fait une commande. Cela peut être envoyé au fournisseur sous 2 formes. Il est possible de le faire par l’intermédiaire d’une marketplace ou par message EDI (échange des données informatiques ou electronic data interchange).
La réception de la facture
Après avoir passé commande, il est normal que le client reçoive la facture toujours par voie dématérialisée. Celui-ci la reçoit sous forme de document électronique EDI ou d’un document PDF. Après avoir reçu cette facture, vous devez impérativement la régler.
À qui s’adresse le e-procurement ?
Il s’agit d’un système d’achat utilisé dans le processus B to B des entreprises. Ceci n’inclut pas l’achat entre une entreprise et un particulier (B to C). Généralement, tous les niveaux de l’entreprise sont concernés par l’e-procurement. Le logiciel utilisé pour accomplir ces tâches prend en compte toutes les opérations effectuées sur la plateforme.
Ces opérations vont du gestionnaire des commandes à celui de la comptabilité des achats en passant par le gestionnaire de la facturation. L’approvisionnement en ligne prend une autre tournure grâce à l’implication de divers logiciels associés aux produits dématérialisés. Cela se fait sentir dans les services d’achat, des finances, de comptabilité ou n’importe quel autre service. En effet, l’e-procurement intervient à tous les niveaux dans votre entreprise.
L’approvisionnement en ligne s’adresse au personnel du service d’achat. Si vous êtes responsable d’achats et que vous assurez le workflow de la confirmation de la chaîne de commande, cela vous concerne aussi. Afin de rapprocher les 2 services financiers et comptables pour leur donner la clarté dans leur vision, l’e-procurement a son rôle à jouer. Le service statistique et d’analyse financière ainsi que les gestionnaires de stock sont tous concernés.
Les avantages du e-procurement
L’e-procurement présente de nombreux avantages que nous pouvons classer en petits groupes.
Les coûts de transaction plus faibles et l’optimisation du processus d’achat
Dans une transaction en temps réel, les coûts sont beaucoup plus élevés contrairement à ce que nous voyons dans le processus de dématérialisation. En effet, cela est dû en grande partie au fait qu’on n’a pas besoin de main-d’œuvre dans ce processus. Ce moyen de transaction facilite considérablement la tâche au service d’achat pour lui permettre de se concentrer sur des activités plus importantes. Son efficacité reste remarquable grâce à l’automatisation de certaines tâches.
La maîtrise des coûts associée à un délai plus court
Grâce à l’e-procurement, les entreprises ont un meilleur moyen de garder un œil sur leurs dépenses. Cela leur permet également d’être efficaces dans le choix des stratégies grâce à la transparence dont les plateformes font preuve. Avec la dématérialisation des transactions, les délais sont abrégés et les clients sont livrés rapidement.
Étant donné que l’e-procurement est conçu dans le but de faciliter les échanges entre les approvisionnements en articles, ceci permet par la même occasion de rendre l’entreprise efficace. En plus des logiciels gratuits mis à la disposition de la société, l’approvisionnement électronique permet également à celle-ci de profiter de la personnalisation de chacune des tâches y afférentes.
L’entreprise bénéficie également d’une réduction sur le coût de la main-d’œuvre et il y a moins d’erreurs commises. Il n’y a plus de confusion sur les commandes, car chaque produit est identifié par son acheteur de façon claire. Avec les mises à jour constantes, il est plus facile pour le service d’achats de profiter des promotions et autres avantages sans être obligé de passer des coups de fil.
Le logiciel d’achat en e-procurement
Ce service met de nombreux logiciels à disposition des acheteurs et les personnalise en fonction des entreprises auxquelles chacun est lié. Cela permet au service achat d’être en lien direct avec le fournisseur en bénéficiant de toutes les options adéquates pour faciliter les transactions entre ces 2 parties. Ainsi, son utilisation permet de faire des économies en réduisant le coût de la transaction d’environ 75 % par rapport à celle standard moyenne.
Le taux d’erreur est réduit de près de 50 %, le délai d’approvisionnement est moins long et il existe désormais un système de reporting. Cela permet d’avoir un regard sur les transactions effectuées, celles en cours et celles à venir. L’approvisionnement en ligne aide à bien se préparer en ce qui concerne les dépenses futures et comment les optimiser.
L’e-procurement est une méthode d’approvisionnement qui met tout le monde d’accord grâce à tous ses avantages pour l’entreprise. Il est alors important pour les sociétés qui ont la possibilité de se lancer dans ce type d’approvisionnement de le faire sans tarder pour améliorer leur efficacité.
