Ces dernières années, plusieurs entreprises ont décidé de se tourner vers la numérisation de leurs factures en papier. La raison à cela c’est les nombreux avantages qu’offre ce procédé, que ce soit sur le plan économique, environnemental et en termes de temps. Alors si vous aussi vous voulez dématérialiser vos factures, il est important de savoir comment fonctionne cette procédure et pourquoi faut-il la réaliser.
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Comment fonctionne la dématérialisation des factures
Pour mieux comprendre comment marche la Dématérialisation des factures, il faudrait déjà savoir ce que signifie le terme « dématérialisation ». Il s’agit de la transformation d’un objet physique en entité numérique. C’est sur le même principe qu’est fondée la dématérialisation des factures, une facture papier est remplacée en fichier électronique. Il faut savoir que la numérisation des documents comme des factures peut se faire de plusieurs manières. Vous pouvez scanner vos documents papier, par reconnaissance de caractère (ORC) ou par lecture automatique du document (LAD). À la fin du processus de dématérialisation, le fichier pourra être sous la forme structurée au format EDI ou non structuré au format PDF.
Pourquoi mettre en place la dématérialisation ?
Se tourner vers la digitalisation des factures permet d’éviter des pertes de documents, des fraudes ou quelques erreurs au niveau du traitement. De plus, par rapport aux documents, stocker ses factures dématérialisées ne prend pas d’espace. Vous pouvez vous procurer un logiciel de stockage de facture ou alors utiliser un service en ligne dédié à cette tâche. Sur le plan environnemental, la fin des factures papier signifie la diminution de l’abattage des arbres.
Hormis le fait que la dématérialisation de factures est une obligation dans plusieurs pays, ce processus de numérisation présente aussi plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet de gagner en temps. Par exemple, pour traiter une facture en papier cela pourrait vous prendre en moyenne 15 jours. Cependant, avec la dématérialisation, les délais seront divisés par 5, soit entre deux ou trois jours. L’autre avantage de la dématérialisation des factures est la réduction des coûts au niveau du traitement et matériel utilisé.
La dématérialisation de factures : les obligations
Comme il a été dit plus haut, la facturation électronique est un processus qui est légal et encouragé dans plusieurs pays comme la France. C’est dans cette même lancée que plusieurs lois ont été mises sur pied. En effet, selon la loi des finances de 2021, entre la période de janvier 2023 et janvier 2025, les factures électroniques seront obligatoires pour toutes les entreprises. Il faut aussi noter que depuis 2017, une entreprise a pour obligation de transmettre une facture électronique à l’administration publique.
En France, en se basant sur la Loi des finances de 2021, la dématérialisation des factures se fera selon les dates suivantes :
- À partir de janvier 2023, il sera obligatoire d’accepter les e-factures dans toutes les entreprises.
- À partir de 2024, il sera obligatoire pour les entreprises de tailles intermédiaires, d’émettre des factures électroniques.
- Dès janvier 2025, il sera aussi obligatoire pour les TPE et les PME, d’émettre des factures électroniques.
Conclusion
En France comme partout ailleurs, de plus en plus de personnes se rendent compte des nombreux avantages de la dématérialisation. C’est le cas surtout sur le plan économique, où les entreprises économisent plusieurs milliers d’euros grâce à la numérisation des factures. Maintenant pour stocker ces e-factures plusieurs choix s’offrent à vous.
