Un assistant administratif s’occupe de plusieurs missions dans une entreprise. D’ailleurs, il fait partie des piliers de toute société qui se respecte. Tenir ce poste nécessite de solides expériences spécifiques. Depuis quelques années, l’externalisation administrative devient de plus en plus plébiscitée aussi bien par les petites que par les grandes entreprises. Vous souhaitez également déléguer certaines tâches à un prestataire de service ? Nous vous révélons ici quelles sont les missions d’un assistant administratif et quels sont les avantages de l’externalisation.
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Quelles sont les missions de l’assistant administratif dans votre entreprise ?
Un assistant administratif s’occupe de différentes tâches au sein d’une entreprise. Toutes ses missions spécifiques sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement de la structure. Pour un grand nombre d’établissements professionnels, avoir recours à une assistance administrative leur permet de déléguer plusieurs tâches. On peut dresser une liste des principales tâches en question.
Assurer la gestion administrative du courrier de l’entreprise
Un assistant administratif se charge de gérer tous les courriers (postaux et électroniques) d’une entreprise. Il les trie et les enregistre dans les bases de données de la société. Non seulement il s’occupe de la réception des courriers, mais il envoie aussi ceux de l’entreprise.
Son métier exige qu’il soit apte à bien classer les courriels, même ceux de ses supérieurs hiérarchiques. Il se peut en effet que certains courriers électroniques qui sont adressés à ces derniers arrivent sur la boîte mail principale de la société.
Gérer les différents dossiers de l’entreprise
L’assistant administratif se charge de trier et de ranger différents dossiers de l’entreprise. Afin de vous simplifier la recherche de vos documents, il s’occupe de les classer dans un ordre précis. En d’autres termes, il joue le rôle d’archiviste.
Un assistant dispose de compétences particulières en rédaction de documents administratifs. Son métier demande souvent qu’il monte un dossier, s’occupe de la mise en forme et l’imprime. En fonction des besoins de votre entreprise, il est amené à rédiger des contrats, des jugements, des procès-verbaux ou d’autres documents juridiques. Il gère aussi la relation entre la société, ses fournisseurs et ses clients.
Tenir les comptes et les finances d’une entreprise
Un assistant administratif doit être en mesure de tenir les comptes et les finances. Sa mission consiste en effet également à gérer les fonds d’une entreprise. Si vous engagez un assistant administratif, vous pouvez aussi lui confier l’analyse des informations relatives à l’économie de votre société.
La gestion du personnel peut aussi faire partie de ses missions. Dans ce cas, il se charge de réaliser le planning des employés et d’organiser leurs jours de congé. Certaines entreprises confient même l’établissement des fiches de paie à un assistant administratif.
Mettre à jour les fonds d’une entreprise
La gestion des fonds d’une entreprise fait partie des tâches importantes d’un assistant administratif. Il s’occupe de l’inventaire de tous les produits disponibles en vue de contrôler l’état des stocks. Il sera ensuite en mesure d’évaluer les besoins d’approvisionnement de votre société.
Le métier d’assistant administratif demande du savoir-faire en ravitaillement de marchandises. Il doit être capable de déterminer à quel moment passer les commandes pour assurer la bonne gestion des stocks.
Optez dans votre entreprise pour l’externalisation administrative
L’externalisation administrative vous offre l’opportunité de bénéficier de multiples avantages. D’ailleurs, le nombre d’entreprises qui décident de travailler avec des assistants externes augmente au fil du temps. En déléguant certaines tâches à un spécialiste, votre entreprise sera en mesure de se développer pleinement.
Gagnez du temps dans la réalisation des opérations administratives
Vous disposez de plus de temps pour effectuer d’autres tâches lorsque vous choisissez de travailler avec un assistant administratif externe. En lui confiant la gestion de vos finances et de vos différentes commandes, vous êtes certain de bénéficier d’un travail de qualité. Vous pouvez ainsi consacrer votre temps à répondre aux attentes de vos cibles. Par conséquent, vos clients seront satisfaits de vos services et vous accorderont leur confiance.
Devenez une entreprise plus performante et plus compétente
En externalisant certaines tâches administratives, les dirigeants seront en mesure de se concentrer sur d’autres tâches importantes de l’entreprise. Ainsi, en proposant de meilleurs services, votre entreprise sera plus performante et vous augmenterez rapidement votre ROI.
Engager un prestataire spécialisé vous aide également à préserver une continuité de vos activités, même en période de crise sanitaire, par exemple. En cas de pandémie, vous êtes en mesure de préserver la stabilité interne de votre entreprise. L’expert accomplit en effet ses tâches en externe, sans se soucier des risques de contamination.
Économisez de l’argent
L’externalisation des tâches administratives est une solution efficace pour réduire les dépenses de votre entreprise. Vous n’aurez en effet plus besoin de recruter plusieurs employés en vue d’effectuer différentes missions.
Vous pouvez confier des opérations administratives à un spécialiste sans être obligé de l’embaucher au sein de votre entreprise. En d’autres termes, il accomplit des prestations uniquement lorsque vous avez besoin de ses services. D’ailleurs, vous n’avez plus besoin de proposer une formation, puisque vous déléguez le travail à un professionnel certifié. De cette manière, vous maîtrisez votre budget. En outre, vous diminuez de manière significative vos dépenses liées au recrutement de nouveaux employés.
Limitez les dépenses spécifiques de votre entreprise
Externaliser une partie de votre travail vous épargne des dépenses liées à l’achat d’outils professionnels nécessaires à la réalisation des missions administratives. En d’autres termes, vous n’êtes plus obligé d’investir dans des logiciels spécifiques afin d’assurer une bonne gestion financière.
Un professionnel de l’assistance administrative propose ses services en disposant déjà de tout le matériel indispensable à la réalisation de son travail. Vous éviterez ainsi de faire des dépenses supplémentaires, surtout si vous disposez d’un budget assez limité.
Les critères de choix d’un assistant administratif externe
L’externalisation est la solution à privilégier pour les petites et moyennes entreprises. Vous souhaitez trouver un bon assistant administratif ? Nous vous conseillons de vérifier les critères suivants afin de choisir le meilleur prestataire.
Vérifiez les compétences de chaque candidat
Avant de choisir un assistant administratif externe, la première étape consiste à vérifier ses tarifs, sa réputation et sa capacité d’accompagnement. Le critère le plus important étant ses compétences. En effet, vous ne serez jamais en mesure de bénéficier d’un travail de qualité si votre prestataire ne maîtrise pas son domaine d’activité. Un assistant administratif professionnel doit :
- être polyvalent,
- avoir un bon esprit de synthèse,
- avoir un bon sens relationnel,
- disposer d’une fluidité rédactionnelle,
- être apte à mener différentes missions sans se disperser.
Le travail d’un assistant administratif demande également l’utilisation de plusieurs outils informatiques. Confiez vos missions à un prestataire maîtrisant des logiciels de pré-comptabilité, de gestion et de traitement de texte.
Choisissez entre différents acteurs
Trouver un assistant administratif de confiance n’est pas toujours évident. D’ailleurs, vous devez tenir compte de votre budget et de vos besoins pour recenser le profil qui vous convient le mieux. Les PME confient surtout leur assistance administrative à :
- un cabinet d’expertise comptable de leur ville,
- une plateforme digitale ou une start-up reconnue pour son savoir-faire en dématérialisation des flux administratifs,
- un freelance ou un indépendant qui a de l’expertise dans le domaine de l’assistance administrative.
Nous vous conseillons de privilégier un prestataire expérimenté maîtrisant toutes les spécificités légales, administratives et comptables du métier. N’hésitez pas à consulter les avis des clients disponibles sur Google. De cette manière, vous éviterez de tomber sur une personne qui ne mérite pas votre confiance. L’externalisation administrative vous oblige en effet à partager vos données à un autre prestataire. C’est pourquoi vous devez consacrer un peu de temps pour choisir quelqu’un de fiable.
